Para prepararse para un desastre, las organizaciones deben considerar las diversas causas de los desastres. Por ejemplo, en el estado de Florida, EE. UU., las empresas enfrentan posibles daños por agua debido a huracanes y tormentas. Existe un mayor potencial de terremotos en California. Los estados del Medio Oeste tienen tornados y relámpagos peligrosos. Una de las mayores amenazas para un negocio en cualquier ubicación es el daño por incendio, que puede ocurrir en cualquier momento por una variedad de razones. El daño por fuego también puede variar desde un daño mínimo hasta una pérdida full.
Proteger los activos (maquinaria, equipo, computadoras, servidores de archivos, vehículos, and so forth.) de daños por agua, daños por tormentas y terremotos, especialmente en estados como FL y CA, puede ser un desafío. La seguridad contra incendios ocupa un lugar destacado en la lista de preparación para desastres de la mayoría de los gerentes y es un requisito de los departamentos de bomberos locales. Si bien no existe un método infalible de preparación para desastres, hay pasos que puede seguir para mitigar el riesgo y minimizar el tiempo de inactividad durante el proceso de reclamos de seguros. Una vez que ocurre un desastre, hacer un reclamo de seguro por daños puede ser un proceso complicado y lento. Cuando la compañía hace un reclamo, la compañía de seguros envía un ajustador de reclamos para evaluar el daño. Parte de esta evaluación es la preparación de una estimación de daños. Los propietarios y gerentes de negocios que pueden proporcionar una lista de activos junto con copias de los recibos tendrán más éxito en el pago de un reclamo de seguro de manera rápida y precisa, minimizando el tiempo de inactividad innecesario.
Mantener activos, especialmente una lista de inventario, ayuda a acelerar el proceso de reclamo. También garantiza que reciba una compensación de activos adecuada además del costo de reparar o reconstruir el edificio. Hay muchas «plantillas» preempaquetadas para registros de activos disponibles con Microsoft Excel o Obtain. Ambos programas funcionan, pero Entry le brinda una lista más detallada de activos utilizando una foundation de datos. Esta foundation de datos también le permite escanear imágenes de recibos reales y adjuntar los archivos electrónicos a cada registro de activos. Para las pequeñas empresas que solo necesitan una lista básica, los gerentes y propietarios pueden descargar e instalar un programa llamado «Open Business office» de forma gratuita. Independientemente de la elección del program, lo más importante es enumerar con precisión los activos junto con una descripción, fecha de compra y precio de compra unique.
Una vez que haya completado su lista de inventario de activos, es importante guardarla en un lugar separado y seguro, p. B. en una caja de seguridad en un banco, o simplemente guárdelo en línea. De esa manera, en caso de un desastre, sabrá que su lista de activos está segura y no en el lugar donde se dañó o destruyó. Hay muchos sitios web que ofrecen almacenamiento en línea gratuito o de bajo costo. Las empresas que usan Microsoft Place of work pueden almacenar la foundation de datos de Accessibility o la hoja de cálculo de Excel con Business Dwell y Sky Travel, brindando a cada usuario hasta 25 gigabytes (GB) de espacio de almacenamiento gratuito. Google también ofrece algunas aplicaciones en línea gratuitas llamadas «Google Apps» que se pueden almacenar, acceder y actualizar en línea.
El mejor momento para comenzar su lista de activos es ahora. Mantenga la lista de activos actualizada regularmente, al menos una vez al mes. De esa manera, en caso de un desastre, estará un paso adelante para que su negocio vuelva a la normalidad.
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